Законът на Парето или правилото 80/20: как да постигнем много повече с възможно най-малко усилия

Понякога усърдието не се отплаща и получаваме резултат, който е далеч от очаквания. Дали тези неща са винаги свързани помежду си? Законът на Парето (наричан още правилото 80/20) гласи, че 20% от усилията водят до 80% от резултата. Ако се абстрахираме от факторите, които пречат на ефективността, можем да подобрим почти всеки бизнес, без да жертваме качеството. Популярното издание Forbes Life разглежда как принципът на Парето работи на практика в най-различните области на реалния живот.

Законът на Парето е едно от правилата за ефективност, чиято същност се състои в това, че едно точно определено сравнително малко количество усилия или ресурси води до най-голям резултат. Той действа приблизително като най-простия механизъм за вдигане на тежести – лоста. В класическото съотношение 20% от факторите са отговорни за 80% от успеха: поради това законът на Парето се нарича още принципът 80/20. В действителност съотношението може да е различно, но същността на принципа е непроменена и е в основата на различните управленски техники.

По какъв начин една социологическа хипотеза става универсално правило

Законът носи името на италианския социолог и икономист Вилфредо Парето и се широко се разпространява след смъртта на автора. Парето провежда социологически и икономически изследвания и забелязва диспропорцията, която стои в основата на теорията за елитите, разпределението на Парето и оптимума на Парето. Първоначално обаче идеите му са известни само в тесен кръг от академични теоретици.

Така например социологът описва структурата на обществото като пирамида: върхът на пирамидата е елитно малцинство, което управлява долната част на пирамидата – мнозинството, контролирайки политическите, икономическите и социалните институции. Елитите се сменят, но социалният дисбаланс винаги е налице. Парето счита, че във всяка социална система неизбежно съществуват различия в интелектуалните и физическите способности на хората, които водят до неравенство в богатството, властта и социалния статус.

Теорията на Парето за елитите предизвиква много спорове и критики, тъй като оправдава неравенството в обществото и не отчита социалната мобилност и възможността за личностно развитие. Въпреки това някои аспекти на теорията на Парето все още се използват в социологията и политическите науки, а и не само там.

Интересно е, че Парето, който не може да бъде заподозрян в симпатии към социалистическите идеи, е убеден, че богатството се разпределя в подобна пропорция: 20% от италианското население притежава 80% от парите, докато повечето италианци имат скромни доходи.

По този начин социологът доказва, че е невъзможно да се подобри един компонент на системата, без да се влошат останалите. Тази теория, наречена „Оптимумът на Парето„, е ултраконсервативна и служи като аргумент за запазване на статуквото: обществото е в оптимално състояние, ако не може да се подобри положението на един, без да се навреди на някой друг.

Първият популяризатор на идеите на Парето е американският бизнес консултант Джоузеф Джуран. През 50-те години на миналия век той предлага на японските си колеги експеримент за оптимизиране на производството чрез намаляване на дела на дефектните продукти в съответствие с принципа на Парето. След това Джуран по подобен начин помага и на американските предприемачи. По-късно той разработва своя собствена концепция за управление на качеството на продуктите, използвайки принципа 80/20.

Идеите на Парето се разпространяват и извън бизнес средите и стават наистина популярни след публикуването на книгата на Ричард Кох „Принципът 20/80: тайните на постигането на отлични резултати с по-малко усилия“ (20/80 Principle: The Secrets of Achieving Great Results with Less Effort). В нея Ричард Кох описва как да направите живота си по-ефективен, като правилно определите приоритетите си. Кох предлага да се използва принципът на Парето в различни области, включително в бизнеса, личния живот, отношенията с другите, здравето и финансите.

Принципът на Парето ви дава възможност не само да се избавите от ненужните действия, но и да приоритизирате задачите, за да получите резултат, който може да бъде допълнително прецизиран. Ако направим аналогия с бизнеса, законът на Парето е MVP, или minimum viable product (минимален жизнеспособен продукт), който представлява минималният жизнеспособен продукт, с който трябва да се излезе на пазара. Функционалността на MVP е ограничена, но той решава проблема на потребителя и отговаря на основните му очаквания. С такъв продукт е възможно с минимални разходи да се тества дадена хипотеза и да се види дали е необходимо тя да бъде допълнително развивана.

Концепцията за MVP може да се прилага не само в бизнеса и разработването на продукти, включително и софтуерни, но и в личния живот. Така например, ако искате да спортувате, можете да започнете с прости упражнения и постепенно да увеличавате натоварването, вместо веднага да купувате скъпо оборудване и да се записвате във фитнес клуб. Или да започнете да четете по 10 страници от една книга на ден, вместо да давате обречени обещания, че до края на годината ще прочетете обем от текстове, сравним с колекцията на малка библиотека.

Психолозите считат, че този подход, основан на правилото 80/20, помага на перфекционистите да се избавят от безкрайното и често ненужно усъвършенстване на задачите, докато на холериците помага да започнат и да доведат работата си до край, без да се отказват на междинните етапи.

Използване правилото на Парето

Законът на Парето може да бъде полезен, когато работите върху големи проекти, за да се съсредоточите върху най-важните и приоритетни задачи и по този начин да увеличите производителността.

Един полезен метод, базиран на закона на Парето, е ABC анализът. Това е метод за класифициране на задачите в зависимост от тяхната важност. Групата А включва най-важните задачи, групата В – по-малко важните, но все пак приоритетни задачи, а групата В – второстепенните задачи, които могат да бъдат отложени или делегирани. След това можете да се съсредоточите върху задачите от група А и да разпределите оставащото време за задачите от групи В и С.

Законът на Парето може да се приложи и към матрицата на Айзенхауер. Задачите се разделят на четири групи според тяхната важност и спешност: важни и спешни – трябва да се изпълнят, важни и неспешни – трябва да се планират, маловажни и спешни – трябва да се делегират, маловажни и неспешни – може да не се изпълняват. Този метод помага да се съсредоточите върху най-важните задачи и да оптимизирате използването на времето.

Законът на Парето се прилага не само при управлението на проекти и управлението на времето, но и в много други области – дори в домашната сфера:

• В бизнеса и маркетинга законът на Парето може да помогне да се определи кои 20% от продуктите или услугите генерират 80% от приходите, кои 20% от рекламните канали генерират 80% от новите клиенти и кои 20% от най-продаваните продукти са най-печеливши. За илюстративен пример на принципа на Парето се счита стратегията на Стив Джобс за намаляване на нерентабилната гама от устройства на Apple до само десетина флагмана
• При инвестирането в рисков капитал, което е свързано с огромни рискове, само един малък процент от стартиращите предприятия генерират по-голямата част от възвръщаемостта: инвеститорите влагат големи суми в малък брой обещаващи стартъпи, за да покрият загубите от проекти, които не успяват да се наложат
• Вкъщи законът на Парето може да се използва за въвеждане на ред в апартамента и за премахване на ненужните дрехи в гардероба. Можете да изхвърлите 20% от непотребните предмети, които заемат 80% от пространството ви. Или ги поставете в задната част на гардероба, така че да не пречат на нещата, които използвате най-често.
• Във взаимоотношенията и приятелството принципът на Парето помага да се определи кои 20% от действията предизвикват 80% от кавгите и другите негативни ситуации и кои ви сближават и ви карат да се чувствате по-щастливи

Принципът на Парето също така ни дава възможност да преосмислим отношението си към победите и провалите: повечето от плановете ни няма да се осъществят, повечето решения ще бъдат неуспешни, по-голямата част от живота ще бъде пропиляна, повечето задачи дори в най-интересната работа са рутинни. Имайки предвид това, можем да се научим да оценяваме 20% от събитията, които ни носят радост и удоволствие.

Но принципът на Парето не е универсално решение за всички задачи и ситуации. Както при всяко правило, и тук има изключения.

Винаги ли работи принципът 80/20

Една английска поговорка, която учи да не се слагат всички яйца в една кошница, в същото време предупреждава да не се злоупотребява с принципа на Парето. Ако се отървете от 80% от „безполезните“ задачи, забавления, приятели и вещи, може да загубите важни детайли, които придават на живота допълнителен смисъл – все едно художник да нарисува картина без полутонове. Така че този принцип не е една вълшебна формула за щастлив живот или успешна кариера.

Могат да се разграничат три аспекта, свързани с отрицателните ефекти от използването на закона на Парето:

• Неприложимост в някои области. Не всички задачи могат да бъдат описани чрез принципа 80/20. Така например в ситуации, в които всеки елемент е от решаващо значение и е взаимосвързан с останалите, трябва да се обърне еднакво внимание на всеки от тях. Ръководейки се от това правило, не е възможно да се състави балансиран инвестиционен портфейл, да се проектира космическа ракета или да се оптимизира екосистема
• Необходимостта от валидиране (потвърждаване). Правилото 80/20 е важно да се проверява и валидира във всяка конкретна ситуация, за да се гарантира, че то се прилага. Необходимо е да се анализират данните и да се определи дали 20% от усилията действително водят до 80% от резултата.
• Рискът от загуба на качество. В някои ситуации правилото на Парето може да доведе до намаляване на качеството. Например, ако се съсредоточите само върху най-продаваните продукти и изключите останалите, това може да доведе до намаляване на разнообразието на асортимента и до невъзможност за мащабиране на бизнеса.

По този начин същността на принципа на Парето се състои в това, че човек не може да изпълнява всички необходими задачи като машина, но винаги е по силите му да определи приоритетите и основния фокус. Виждането на същественото и отхвърлянето на второстепенното е едно от ключовите умения за всеки, който иска да прави повече и в същото време се стреми към пълноценен живот.