Може да не ви се вярва, но Excel е най-опасният софтуер на планетата

През 80-те години на миналия век компаниите купуваха компютри за работа с електронни таблици. Автоматичното изчисляване на данъците и заплатите изглеждаше като чудо. Хиляди счетоводители се оказаха на улицата, а останалите трябваше да овладеят работата с компютъра и по-специално с Excel.

И до ден днешен Excel продължава да играе решаваща роля в дейността на много компании. Без електронните таблици всичко би се разпаднало. Трудно е да се намери друга програма на компютъра, която да е толкова древна и толкова важна, от която да зависят толкова много неща. А в подобна ситуация сривовете са неизбежни.

Програмирането в Excel

Професионалистите в Excel знаят, че благодарение на формулите, макросите, VBA и ламбдите функционалността на програмата е почти неограничена. С помощта на ламбдите циклите и рекурсията вече са достъпни без VBA. Има също така динамични масиви, произволни типове данни и др.

Има дори поддръжка на JavaScript функции:

Това е истинско програмиране, можете да програмирате изчисления с всякаква сложност. В същото време не трябва да забравяте първото правило на Excel: не казвайте на никого, че сте добри в него. В противен случай ще ви спретнат толкова много задачи, че ще ви стане кофти.

Мощните възможности на Excel за програмиране накараха някои компании да създадат цели корпоративни приложения на негова основа. Така например Джеймс Воулс, директор на британския състезателен отбор от Формула 1 Williams, наскоро разкри, че всички 20 000 части за сглобяването на техните автомобили се съхраняват в Excel и това се е превърнало в кошмар. Работната книга е много трудна за преглеждане и актуализиране. В този колосален файл на Excel липсва информация за това колко струва всяка част, колко време отнема производството ѝ, кои части вече са поръчани и кои не.

„Когато започнете да следите стотици хиляди компоненти, които се движат из организацията, таблицата на Excel става безполезна“, казва Воулс пред The Race, “заради многото състояния, в които може да се намира всяка част – поръчана, задържана, проверена, върната – човек често трябва да подрежда подробностите… А щом въведете нивото на сложност на съвременната Формула 1, тогава Excel се проваля и съответно хората също се провалят“.

Хаосът в Excel и произтичащите от него затруднения накараха отбора на Williams да пропусне ранните предсезонни тестове през 2019 г. Понякога се е налагало работниците физически да търсят части във фабриката на отбора. Неправилните части бяха приоритизирани, други пристигаха със закъснение, а трети се трупаха. Преминаването към модерна система за проследяване през 2023 г. се оказа „чудовищно скъпо“ и за да компенсират болезнения процес, „хората се напънаха до абсолютния лимит и го надхвърлиха“.

Преди няколко години екипът на Renault Sport призна, че е използвал Excel при разработването на нов автомобил, като размерът на електронната таблица е достигал 77 000 реда.

И вероятно те не са единствените компании, които се опитват да вкарат големи данни в електронните таблици. Можем да ги разберем. В наши дни Excel се разраства с допълнителни помощни инструменти. Например, има дори програма за публикуване (експортиране) на електронни таблици като уеб приложения. Трудно е да се откажеш от универсален и многофункционален инструмент, с който можеш да правиш всичко.

Ограниченията на Excel

Съвременният Excel има следните ограничения за размера на електронните таблици и работните книги:

• 1 048 576 реда,
• 16 384 колони,
• 255 символа (ширина на колоната),
• 32 767 знака (максимално съдържание на клетките),
• 512 шрифта за работна книга,
• не повече от 65 530 хипервръзки в една таблица,
• 10 000 елемента в падащите списъци на филтъра,
• име на файл, включително път – не повече от 218 символа,
• и т.н.

Много от ограниченията са свързани с количеството налична оперативна памет.

Макросите, ламбдите и вграденото в Excel програмиране са чудесни, но обширната функционалност има и недостатъци. Огромните документи, претоварени с макроси, отнемат много системни ресурси, т.е. те просто забавят всичко. Понякога се налага да чакате няколко минути, за да отворите таблица с хиляди листове, а тя едва се вмести в паметта. Хакерите използват макроси, за да стартират зловреден код.

Хиляди листове, формули и макроси с автоматични изчисления са миниприложения. Excel не е създаден за това.

В разгара на епидемията от covid Националната здравна служба на Обединеното кралство изгуби резултатите от тестовете за covid в процеса на конвертиране на файловете от CSV формат в XLS, който поддържа само около 65 000 реда. За справка, XLS е стар формат, датиращ от 1987 г., заменен от XLSX през 2007 г.

Загубени бяха данните за 15 841 пациенти:

В тази ситуация може да се каже, че техническите ограничения на Excel застрашават живота на хората. Те са се превърнали в заложници на остарял формат, който все още е наличен заради обратната съвместимост. Според експертите Националната здравна служба е трябвало да замени Excel в работния си процес за обработка на данни.

Професорите от Харвард Кармен Рейнхарт и Кенет Рогоф публикуваха научен труд за връзката между растежа на БВП и високия национален дълг на държавите. Поради грешка в изчисленията в Excel заключенията в техния икономически документ се оказаха неверни. Според некоректното изчисление държавите с най-висок дълг показват спад на БВП, въпреки че в действителност има ръст от 2,2% (коригирано изчисление).

През 2012 г. JPMorgan Chase едва не фалира заради рискови инвестиции. Вътрешно разследване разкри, че изчисленията на риска са правени в електронни таблици в Excel, където данните са били копирани ръчно от една таблица в друга – и е допусната грешка, която е довела до подценяване на риска при търговията с деривати.

Когато Barclays изкупила обратно активите на фалиралата банка Lehman Brothers, тя скрила 179 реда с ненужни активи в електронна таблица на Excel, но не ги изтрила. При разпечатването на PDF документа тези редове бяха отпечатани – и съдът нареди на Barclays да изкупи обратно тези 179 нерентабилни актива, наред с другите.

През 2023 г. австрийската политическа партия SPÖ обявява грешния кандидат за победител в изборите поради грешка в Excel.

През 2017 г. финансовият директор на Adobe забрани на служителите си да използват Excel (всички те преминаха към Adaptive Insights EPM, други алтернативи включват Anaplan и Workiva). Същите забрани бяха издадени от ръководството на China Bistro, ABM Industries, Wintrust Financial и много други компании. Отказът от Excel намалява риска от грешки в изчисленията и опростява документооборота.

Проучването на EuSpRIG (European Spreadsheet Risk Group) установи, че повече от 90% от електронните таблици съдържат грешки, а половината от корпоративните електронни таблици имат „съществени дефекти“.

Освен традиционните грешки в автоматичното форматиране, заради които дори на биолозите се налага да преименуват човешките гени като MARCHF1 (преди MARCH1) и SEPTIN1 (преди SEPT1), за да не ги обърка Excel с дати. Проучване на 3 597 публикувани научни статии установи, че в около 20% от придружаващите материали (електронни таблици) към статиите са допуснати грешки в имената на гените:

По подразбиране водещите нули се премахват от идентификаторите и другите стойности в клетките – това също е стандартно поведение на Excel и често води до проблеми. Импортирането на всякакви данни от CSV в Excel крие риск от повреждането им. А тези данни могат да бъдат жизненоважни, необходими за спасяването на същите тези пациенти в болниците.

Ето защо Excel понякога е наричан „най-опасната програма на планетата“. От нея зависи твърде много. И грешките също са твърде много.

Алтернативи на Excel

Днес много потребители предпочитат да използват онлайн алтернативи на Excel, като например Google Sheets. Тези електронни таблици имат много ограничена функционалност в сравнение с Excel, но имат важно предимство: възможността за съвместна работа.

Освен това освен Google Sheets има и по-усъвършенствани услуги. Така например Airtable вече преминава границата между електронните таблици и релационните СУБД и се позиционира като създател на приложения:

Наскоро се появи още една услуга – Grist, която се позиционира като опен сорс алтернатива на Airtable. Но има някои основни разлики между Grist и Airtable. Grist е много по-персонализирана, с по-стабилна поддръжка на формулите и различен подход към собствеността на данните като цяло, включително гранулирани разрешения за достъп (потребителски филтри се прилагат за конкретни потребители, така че на всеки може да се покаже различна версия на документа или да му се разреши да редактира само определени колони).

Както Grist, така и Airtable ви позволяват да свързвате записите в различните таблици. В Airtable свързаните записи се показват в картата като бърза връзка към свързаната информация. В Grist можете да извличате данни частично или изцяло, под формата на карта или таблица.

Можете да създадете много различни изгледи на едни и същи данни. В някои отношения Grist прилича по-скоро на Access, отколкото на Excel:

Grist и Airtable предлагат няколко вида колони: цифрова, текстова, дата, селекция, връзка и прикачен файл. Подходът към работата с бази данни е отличителната им черта спрямо традиционните електронни таблици. И двете предлагат удобни уиджети, като календар за избор на дата и падащ списък с автоматично попълване.

Друга потенциална алтернатива на Excel е Ultorg – приложение за бази данни с общо предназначение, което се свързва със наличните данни:

Всичко може да се оправи. Но хората просто не искат да го направят

Вече споменахме няколко случая, в които хората предпочитат да използват патериците на Excel вместо специализирана СУБД или ERP. Те често предпочитат стария инструмент, дори когато той вече не е ефективно решение на проблема. Но никой не иска да изгражда наново база данни от нулата, всички се придържат към старото наследство и изграждат нови патерици върху старите. Цялото нещо се превръща в огромна къщичка от карти, която само по чудо не пада.

Интересно е, че този феномен е подобен на някои когнитивни изкривявания, при които хората си затварят очите за реалността, ако тя не съвпада с техните нагласи. За да избегне съсредоточеното мислене, човек е готов да понесе дори физическа болка.

Когато разчита на Excel, човек трябва да помни, че това е доста ограничена и лъкатушеща програма, не е СУБД, не е ERP, не е корпоративна система, а само електронна таблица. В името на сигурността понякога се налага да изберете по-надежден, специализиран софтуер или да напишете собствено решение. Както знаете, големите данни не се побират в Excel.

Смята се, че Excel е подвластен на ефекта на Линди, който гласи, че прогнозираната продължителност на живота на дадена технология е пропорционална на нейната възраст. Колкото по-дълго една технология е с нас, толкова по-трудно е тя да умре. В този случай Excel може да се счита за безсмъртен.