• публикации
    18
  • коментари
    5
  • прегледи
    23832

Абонаментна поддръжка на системи за управление (ISO системи)

Абонаментна поддръжка на системи за управление (ISO системи)

от Славчо Ненков - 24.05.2012

През последните години заедно с увеличението на броя на сертифицираните системи за управление популярност придоби сключването на договори за абонаментна поддръжка на системи за управление. Особено популярно това стана след влошаване на икономическата обстановка и намаляването на бюджетите на организациите.

Изпълнители по договорите са консултантски компании или независими консултанти, а ангажиментите по договора обикновено се свеждат до провеждане на вътрешен одит и „потягане“ на системата преди поредния контролен или ре-сертификационен одит от страна на сертифициращата организация. В други случаи договорът дава на организацията освен посочените по-горе дейности и допълнителни „екстри“ – например определен брой човекодни или човекочасове за консултации по промяна на документи или процеси. Някои организации (обичайно тези, които са внедрили системата за управление само заради получаването на сертификат и системата е бреме за тях) предпочитат да не ангажират времето на своите служители с отговорности, произтичащи от внедрената система. Те предпочитат външен консултант да поеме изцяло „генерирането на документи и записи“, изисквани от системата и по възможност всичко да минава без тяхно участие.

Да сключим ли договор за абонаментна поддръжка на внедрената система за управление и защо? Какви услуги по абонаментна поддръжка биха били полезни за нашата система? Колко често имаме нужда от услугите на консултанта при поддръжка на системата ни? На всички тези въпроси ще се опитам да отговоря по-долу въз основа на своята практика.

-------------------------------------------------------------------------------------------

www.mscservices.eu - Абонаментна поддръжка на ISO системи

-------------------------------------------------------------------------------------------

Да сключим ли договор за абонаментна поддръжка на внедрената система и защо?

Нужда от периодична консултантска помощ за поддръжка на своята система имат както големите организации, притежаващи компетентни специалисти по внедрената система за управление, така и малките организации, които не могат да си позволят назначаване на такъв човек или натоварване на служител с допълнителни ангажименти.

Големите организации, въпреки наличието на добре подготвен персонал по съответния стандарт, със сигурност се нуждаят от един външен, независими преглед на внедрената система. Разбира се, служителите на организацията най-добре познават процесите в организацията, но обикновено съответният специалист влага определен процент субективност при оценката на работата. Особено ако се е занимавал с нея по-дълго време. Един поглед отвън на консултант е много полезен в такива случаи. За предпочитане е консултант, различен от този, който е помагал при внедряване на системата с оглед на по-голяма безпристрастност. Още по-добре ако този консултант има и одиторски опит тъй като одиторите притежават неоценимо ноу-хау за оценка на системи за управление.

Ще отговорите: ами контролният одит на сертификационната организация? Нали е за това? Да, така е, неговият смисъл е да следи съответствието на внедрената система за управление със стандарта във времето. За съжаление стремежът към запазване на клиенти и намаляването на одит дните в резултат на ценовата конкуренция между сертификационните организации повлияха напоследък на одиторската обективност. А това не е в полза на организациите, които искат да имат работеща система за управление.

Малките фирми в условията на криза не могат да си позволят да наемат компетентни специалисти за поддръжка на внедрената система. Предвид силното редуциране на персонала все по-трудно става и тези функции да бъдат възложени на някой от служителите на компанията като допълнителни отговорности. В тази ситуация много добро решение е възлагането на част от дейностите по поддръжка и оценка на системата за управление на външен консултант. Обичайно цената на услугата излиза доста по-ниско от разходите по издръжка на собствен специалист.

-------------------------------------------------------------------

www.mscservices.eu - Вашите ISO консултанти

-------------------------------------------------------------------

Какви услуги по абонаментна поддръжка биха били полезни за нашата система?

На първо място Вашата система за управление има нужда периодично от един външен, компетентен поглед върху нейното състояние. Това означава 2-3 пъти годишно компетентен външен консултант (за предпочитане с одиторски опит) да извършва частичен одит на внедрената система. Практически това са одити на отделни процеси или звена в обхвата на системата, които в тяхната цялост в рамките на една година напълно покриват обхвата й.

Ако организацията е голяма и разполага със служители, имащи необходимата компетентност за извършване на вътрешен одит, е ефективно на външен консултант да се възложи одита на критично важните процеси в обхвата на системата.

За по-малките организации, нямащи възможност да издържат собствен персонал по поддръжка и усъвършенстване на системата за управление, е ефективно възлагането на външен консултант и на дейности, свързани с актуализация на документи на системата, провеждане на вътрешни одити, подготовка на доклади за преглед от ръководството, консултантска помощ при преоценка на рисковете и други. За този тип фирми е много желателно външният консултант периодично да преглежда записите, пряко свързани с работните процеси и водени от служители на компанията. Накратко, ако сте средно голяма или малка организация, имате повече от една внедрена система за управление и нямате финансови възможности за наемане на персонал за поддръжката им, аз бих Ви препоръчал сключване на абонаментен договор с компетентен консултант, който Ви гарантира: провеждане на вътрешен одит, периодичен преглед на водените записи и определен брой дни консултантска помощ за усъвършенстване на системата.

Колко често имате нужда от услугите на консултанта при поддръжка на системата Ви?

Големите организации със собствен персонал по поддръжка на системите за управление имат нужда от помощта на компетентен консултант 1-2 пъти годишно за провеждане на специализирани одити на критичните процеси и инцидентно при промени на методики за оценка, преоценки на рискове, обновяване на планове за непрекъснатост на дейността и други базови промени, изискващи специализирани познания и опит.

Средните и малките организации, неразполагащи със собствен персонал по поддръжка на системите за управление имат доста по-често нужда от помощта на компетентен консултант. В такива случаи неговата помощ практически е нужна на всеки 3-4 месеца, той трябва постоянно да е близо до своя клиент. Казано по друг начин организацията трябва да „назначи на работа“ консултанта. Използването на консултант еднократно 1-2 седмици преди контролния одит от сертификатора за такива организации е меко казано неудачно. Защото няма как за една седмица бъде свършено това, което е трябвало да бъде вършено цяла година. Разбира се, има „опитни“ консултанти, които набързо могат да „произведат“ необходимия минимум записи за одита, но това рано или късно ще лъсне. А и докато за някои системи за управление (качество, околна среда, безопасни условия на труд) такава имитация е възможна в определена степен, то за други като системи за управление на сигурността на информацията, системи за управление на ИТ услугите и др. това е практически невъзможно.

Като заключение моят съвет е: използвайте компетентни консултантски услуги, за да гарантирате ефективната работа на Вашите системи за управление и да получите пряка икономическа изгода. Но помислете внимателно за какво точно давате парите си: до колко компетентен е Вашият консултант и какви точно услуги получавате срещу парите си.

За всякакви въпроси, свързани с темата, можете да използвате формата за обратна връзка на сайта ни: www.mscservices.eu. Екипът ще се постарае да отговори на всички Ваши запитвания.


1 човек харесва това


0 Коментара


Все още няма коментари.

Регистрирайте се или влезете в профила си за да коментирате

Трябва да имате регистрация за да може да коментирате това

Регистрирайте се

Създайте нова регистрация в нашия форум. Лесно е!


Нова регистрация

Вход

Имате регистрация? Влезте от тук.


Вход