Тази функция на Google Sheets превръща Excel в древен динозавър

От десетилетия Excel е най-мощната електронна таблица. Това е инструментът, който използват аналитиците на данни, счетоводителите и всички, които искат да имат усещането, че владеят редовете и колоните.

Google Sheets винаги е изглеждал като по-малък братовчед. Но сега Sheets вече разполага с един грандиозен трик, който Excel няма, и той не просто изравнява шансовете – той обръща нещата на 180 градуса.

Най-новото допълнение на Google е функция, която се нарича AI(). Да, това е още една функция за изкуствен интелект. Знам, знам, сега всяко приложение иска да сложи „AI-powered“ на всичко. Но вече сме далеч от ерата на изкуствения интелект единствено заради самия него. Сега, през пролетта на 2025 г., всяка нова функция, която се базира на изкуствен интелект, трябва да се справи с работата си или да бъде изхвърлена.

Функцията AI() в Sheets се справя със задачите си, и то много добре. За разлика от половинчатата интеграция на Gemini, в която можехте да извикате допълнителен чатбот, който да ви помага при съставянето на формулите, AI() не е асистент: тя е самата формула.

Към момента на писане на статията =AI() е достъпна само чрез Workspace Labs на Google и само ако езикът на профила ви в Google е зададен на английски. Но близките седмици предстои да бъдат добавени още много езици.

Синтаксисът е измамно прост:

=AI("prompt", [range])

Въвеждате запитване, избирате диапазон от данни и натискате Enter. ИИ прескача изцяло формулите и ви дава директно резултата. Зад кулисите Google насочва заявката ви към модела Gemini и оставя библиотеките на Python да се справят с тежката работа. Не се налага да пишете многофункционална формула; пишете това, което искате, а Sheets по невероятен начин се справя с останалото.

Има две предимства, че това е функция, а не особеност: Първо, като ограничавате вниманието на изкуствения интелект до определен диапазон, свеждате до минимум и на практика премахвате неговите халюцинации. Второ, тъй като AI() е реална функция на електронната таблица, тя се справя отлично с автоматичното попълване, мигновеното запълване и всички други удобства в Sheets.

Нека да разгледаме няколко примера.

Пример 1: Главни и малки букви в изреченията

Excel може да преобразува думите към главни, малки и коректни букви. Това, което не може да направи, е да промени регистъра на едно цяло изречение (или изречения). Google Sheets също нямаше собствена функция за това. В Excel (или Sheets) решението изглежда по следния начин:

=UPPER(LEFT(A2,1))&LOWER(RIGHT(A2,LEN(A2)-1))

Не е невъзможно да се разбере, но изобщо не е интуитивно. Ако все още не знаете формулата, ще трябва да я потърсите или да отделите време за нейното съставяне. Нека сега да видим какво се случва в Google Sheets с =AI():

=AI("Convert the text to sentence case", A2)

Натиснете Enter и след това кликнете върху Generate and Insert и сте готови! Вече няма да правите умствена гимнастика, опитвайки се да запомните PROPER, LOWER или как да ги съедините. Тъй като това е формула, можете да я въвеждате автоматично в набора си от данни, както всяка друга функция.

Съвет: Обградете заявката си с двойни кавички. Ако трябва да включите кавички вътре в заявката си, използвайте единични кавички (‘) вместо това.

Пример 2: Извличане на имейл домейните

Да речем, че имате колона, пълна с имейл адреси, и искате да извлечете само частта от домейна (всичко след @). В Excel формулата ви може да изглежда по следния начин:

=MID(A2,FIND("@",A2)+1,LEN(A2)-FIND("@",A2))

Работи добре. Но все пак се запитайте: бихте ли запомнили това в главата си? Дали средностатистическият човек изобщо би знаел откъде да започне? Сега нека видим начина с използването на =AI():

=AI("Extract the domain from this email", A2)

Току-що спестихте десет минути и поне още едно главоболие. Ако се гордеете с уменията си да работите с електронни таблици, това е неприятно, но безспорно е огромно увеличение на производителността.

Пример 3: Сравнителен анализ на настроенията

Ето къде нещата стават наистина интересни. Както вече споменахме, функцията AI() не се опитва да създаде комбинация от съществуващи функции на електронната таблица, а прави нещо съвсем друго.

Не сте ограничени до това, което могат да правят функциите на Excel или Google Sheets. Получавате достъп до пълните възможности на един голям езиков модел. Това отключва неща като класифициране на текст, извличане на теми и анализ на настроенията, директно във вашата електронна таблица.

Да речем, че имате колона с отзиви от клиентите и искате да маркирате всеки от тях с неговото мнение. В Excel това би било кошмар. Единствената ви надежда би била да кодирате положителните и отрицателните ключови думи и да се надявате, че съответствието е достатъчно добро. С =AI() можете да напишете следното:

=AI("Label the sentiment of this feedback as Positive, Negative or Neutral. Capitalize the label.", B2)

Можете дори да го разширите с още един ред:

=AI("Categorize the chief complaint as Delivery Time, Food Quality, Packaging, Wrong Order, or Price. Capitalize the first letter. If the sentiment is Positive, categorize it as None.", B2:C2)

Сега свържете резултатите от първата функция AI() с втората и задайте логиката в естествен език, без да пишете каквито и да било формули и да полагате ръчен труд. Ако това не е бъдещето, не знам какво е.

… Но това не е магия

Разбира се, ИИ не е магия. Той все още прави грешки. Дори ако първите десетина реда се получат точно, двадесет и петият може да се окаже погрешен.

Ако подадете този несъвършен резултат към втора или трета функция AI(), както направихме в последния пример, грешките бързо се натрупват. Едно фалшиво „Положително“ може да доведе до това жалбата да бъде обозначена като „Никаква“ и вие да пропуснете истински проблем в анализа си. Именно тук традиционните формули все още имат предимство – щом работят, значи работят.

От техническа гледна точка AI() ограничава обхвата си до 200 клетки на операция. Автоматичното попълване все още работи, но ако надхвърлите това ограничение, ще трябва да приложите формулата на порции. Google също така ограничава дневното ви използване. Те не са посочили конкретно число, но експериментите показват, че дневният лимит се изчерпва след използване на около 500 реда.

Какво означава това за електронните таблици

Живеем в интересни времена, няма съмнение в това. ИИ е навсякъде, а сега, когато шумът поутихна, неговото интегриране започва да придобива смисъл и да върши реална работа. И така, трябва ли да изоставите традиционните функции на електронните таблици и да оставите ИИ да поеме управлението?

Ако работите с критични данни, при които едно грешно число може да се превърне в катастрофа, тогава не, не бива да се доверявате на ИИ функцията да се справи. В тези случаи е по-добре да помолите ChatGPT да ви помогне да създадете формула, да я тествате сами и едва след това да я използвате.

Но не всяка електронна таблица е въпрос на живот и смърт. За по-прости и не толкова рискови задачи новата ИИ функция на Google е изключително могъщо средство за повишаване на производителността. След като стане по-стабилна, а това ще стане съвсем скоро, със сигурност ще я видим как заменя формулите за много потребители.

Ако искате да продължите да пишете формулите си на ръка, няма проблем. Просто не обвинявайте другите, че са избрали по-лесния път, когато той работи, при това изключително ефективно.

Оригиналът е на Amir M. Bohlooli, който представя една наистина революционно нововъведение в електронните таблици. Функцията =AI() без съмнение ще се стабилизира и ще може да работи на всякакви езици, което е типично за Google. Предстоят наистина интересни промени в самата парадигма на работа с електронните таблици.