Често пъти е по-добре да се действа, вместо да се планира

Напоследък често се говори за нов модел на управление. Той се изразява в прекомерен излишък на административен персонал, който няма нищо общо с основното производство. За съжаление, това е особено видно в ИТ индустрията, където броят на мениджърите на средно ниво е далеч над стандартните стойности. Така например в Google делът на мениджърите вече достига 15 % от общия брой на служителите. Тоест на всеки пет или шест служители се пада по един мениджър! Това е значително повече от средния показател 1 мениджър на 15 души в сектора на услугите.

Прекомерният брой мениджъри в една компания води до отрицателни последици:

• Прекалено много ключови показатели за ефективност с последващо влошаване на продукта, което според управленската логика би трябвало да увеличи DAU;
• Деградация на корпоративната култура поради служебни интриги и кариеризъм;
• Намаляване на производителността на разработчиците поради безкрайните оперативки, разговори, отчети и използване на софтуер за „подобряване на ефективността“ (следене на задачите, следене на времето, календари и т.н.);
• Цифрово изтощение и прегаряне на служителите.

Това са обичайните последици и разходи, свързани с излишъка от мениджъри. Понякога дори един-единствен мениджър нанася повече вреди, отколкото ползи.

Законът за тривиалността на Паркинсон гласи:

„Времето, прекарано в обсъждане на даден въпрос, е обратно пропорционално на разглежданата сума“.

Това е изключително точно наблюдение, че членовете на организацията придават прекомерно значение на незначителни въпроси. Колкото по-незначителен е въпросът, толкова по-дълги са дискусиите и по-ожесточени споровете.

Логичното следствие от закона на Паркинсон е, че дискусиите, срещите, оперативките, брифингите и т.н. в по-голямата си част са загуба на време. Колкото повече са тези срещи и колкото по-дълго продължават – толкова по-безполезни са те.

Но за един мениджър тези срещи са перформативна дейност, чийто смисъл се крие в собственото му съществуване. Дейността на мениджърите се свежда до насрочване на така наречените оперативки, обсъждане на въпроси, записване на резултатите от срещата и насрочване на нови. Дори ако те са напълно безсмислени. Мениджърът има съвсем различна логика, защото той мисли не толкова за продукта като ценност, а за своята кариера, заплата, имидж. За него обикновените служители са просто „трудов ресурс“ за изпълнение на личните задачи.

За един мениджър е много по-изгодно да решава проблеми, отколкото да предотвратява възникването им.

Това означава, че не трябва да предотвратяваме възникването на проблеми. Колкото повече са проблемите, толкова по-добре, защото можете да ги преодолеете геройски. Ето това е мисията на мениджъра.

Интересно е, че „новият модел на управление“ с излишък на мениджъри и свръхнасищане с процедури/сертификати/одобрения навлиза буквално във всички сфери на икономиката.

Ето един интересен въпрос: защо всичко наоколо изведнъж поскъпна?

През изминалите десетилетия световната икономика рязко се промени заради процедурите/сертификациите/одобренията. Смята се, че поради тази причина всички инфраструктурни проекти са станали много по-скъпи.

Така например 102-етажният небостъргач „Емпайър Стейт Билдинг“ е построен за 410 дни (от 22.01.1930 г. до 01.05.1931 г.). Кадър от този процес се вижда в началното изображение. Космическата програма Аполо от формулирането на мисията (12.09.1962 г.) до кацането на Луната (20.07.1969 г.) трае по-малко от седем години.

Днес подобно темпо е немислимо в нито една индустрия. В днешно време само получаването на разрешително за строеж отнема няколко години или десетилетия, а след това още няколко години за подготовка на документацията, изчистване на инфраструктурата и т.н. Бюджетите са се раздули до гигантски размери. Проектът за високоскоростен влак между Сан Франциско и Лос Анджелис, чието строителство започна през 2015 г., се превърна в притча. Оттогава насам бюджетът нарасна от 33 млрд. долара до невероятните 128 млрд. долара, а сроковете за завършване на строителството непрекъснато се променят (без да им се вижда краят). Сега се планира първият участък да бъде пуснат в експлоатация до края на 2030 г., но това е изключително оптимистична прогноза.

А подобни „дълги строителни проекти“ се превърнаха в норма, тъй като на всеки етап от процеса се изискват множество одобрения и разрешителни.

В една цивилизована държава вече нямате право да построите къща, да положите електрически кабели или да пробиете сондаж сами. За всяко кихване трябва да викате сертифициран специалист с лиценз. Какво да кажем, дори едно обикновено преустройство в собствения ви апартамент е забранено да се прави без изготвяне на проект и одобрение от специална комисия.

Естествено, в тези условия буквално всички инфраструктурни проекти станаха много по-трудоемки и скъпи. За последните 50 години всичко наоколо е станало няколко пъти по-скъпо (дори с инфлацията): недвижимите имоти, образованието, медицината, същите космически програми, за които говорим всеки ден.

Това са разходите на съвременната цивилизация, която е пристрастена към процесите и процедурите. Мениджърите и бюрократите са завладели света. Те планират заради самото планиране и смятат, че изпълнението на задачата е „лесната част“, когато „планирането“ е приключило. Но това се проточва безкрайно и забавя всички проекти.

Новия ужас: приложенията за управление на приложения

Квинтесенцията на управленската лудост – приложенията за управление на приложения.

Мениджърите в днешната ИТ индустрия са един вид „хакери на производителността„, които са поставили целия си живот на олтара на това да изживеят всяка секунда възможно най-продуктивно. Те четат по 12 книги наведнъж и носят едни и същи дрехи всеки ден в името на оптимизацията. Но това всъщност е точно обратното на това да живееш щастливо, да се забавляваш и да играеш игри.

Анализът на новите мобилни приложения за периода 2014-2021 г. показва, че софтуерът за продуктивност е най-бързо развиващата се категория. Тук ясно виждаме как култът към продуктивността завладява света.

Но в действителност повечето от тези приложения имат за цел да подобрят ефективността на други приложения. Това означава, че те са основно приложения за управление на други приложения. Те отнемат още повече време: работата с вътрешните инструменти за „продуктивност“ отнема средно около един час на ден, което допринася за новия феномен „цифрово изтощение„.

Това е едно ново ниво на сложност/абстракция, което трябва да помогне за справяне със сложността на предишното ниво. Най-интересното е, че аудиторията на приложенията за продуктивност е пълна противоположност на аудиторията на приложенията за четене на книги, слушане на музика и игра на игри.

Това е логично, защото четенето на книги в свободното време, слушането на музика и играенето на компютърни игри са чиста загуба на време за един „продуктивен“ мениджър.

Култът към продуктивността придобива наистина безумни размери. Навсякъде, всеки ден се бълват съвети за „повишаване на продуктивността“ и „полезни“ инструменти като 20-те най-добри тайм тракера. Това е безкрайно ускоряване на живота и безсмислено оптимизиране на времето.

Но е известно, че софтуерните компании умират, когато мениджърите поемат управлението вместо техническите специалисти. В тази можем да се сетим за един зашеметяващо откровен наръчник на ЦРУ, издаден през 1944 г. В него се излагат различните начини, по които диверсантите могат да намалят производителността на една компания (например, ако даден гражданин не може да избяга от страната и е принуден да работи за врага). Ето някои от препоръките:

• Настоявайте всичко да става чрез „канали“. Не позволявайте да се използват преки пътища, за да се ускори изпълнението на решенията.
• Изготвяйте „доклади“. Говорете колкото е възможно по-често и по-дълго. Илюстрирайте идеите си с дълги житейски истории и се позовавайте на личния си опит.
• Повдигайте въпроси по несъществени въпроси колкото е възможно по-често.
• Спорете за ясни формулировки в съобщенията, протоколите, резолюциите.
• Връщайте се към теми, по които е взето решение на последната оперативка, и се опитвайте да отворите отново въпроса дали това решение е било подходящо.

Номерът е постепенно да се намали производителността на компанията, но в същото време да не се предизвикват подозрения, като се спазват формалните правила.

Изглежда, че много съвременни мениджъри следват инструкциите за саботьори. И го правят много добре.

И всичко това на фона на безкрайните служебни интриги, маневри за подобряване на кариерата, тайни заговори зад гърба, подмазване на ръководството – тези отвратителни служебни игри, в които е невъзможно да не участваш, иначе сам ще станеш жертва на интриги. За съжаление отказът да се бориш за власт е най-неудачната стратегия в токсичната атмосфера на съвременния офис:

С други думи, ако човек избягва интригите в офиса (а просто тихо и дискретно си върши работата), последиците могат да бъдат чувство на непризнатост и нещастие, както и по-ниска производителност и влошено здраве. Тази мрачна ситуация в съвременните организации е резултат от налагането на управленска култура, ориентирана към кариеризма, производителността и „успешния успех“. Тя насърчава или борбата за повишение, или подаването на оставка.

По-добре е да се действа и да се работи, отколкото да се планира

Основният девиз на мениджърите е широкото използване на показатели за производителността, изготвянето на планове и доклади за напредъка. Парадоксът е, че прекомерното проследяване на производителността, напротив, я намалява. Отчетите отнемат време и остава по-малко енергия за истинска работа.

Всъщност максимизирането на производителността изисква точно обратната стратегия: възможно най-малко разсейване от брифинги и разговори, ежедневни доклади и метрики. Трябва да се създадат оптимални условия за максимално съсредоточаване. Ако един разработчик се разсее за 30 секунди – той изпада от състоянието на концентрация и загубва няколко часа продуктивна работа. Ако на разработчиците се налага да ходят в офиса, е необходимо да им се обособят отделни офиси, където няма да бъдат разсейвани и обезпокоявани. Това ще се отплати многократно с голямо повишаване на производителността.

Инженерният подход към решаването на проблемите е много по-ефективен от мениджърския подход. Това са действия в реалния свят, а не празно говорене. Да си припомним историята за това как един инженер спестил на компанията 500 хил. долара за пет минути, като просто изтрил една инструкция в скрипт, която карала сървърите да преминават в режим на готовност за 10 минути след всяка двусекундна заявка към Snowflake в S3. При тези S3 сървъри се заплаща на време.

Мениджърите бяха шокирани, как един инженер е успял да намали разходите с половин милион без техния ценен принос? В края на краищата излиза, че в продължение на години са лъгали ръководството, че всичко работи правилно. След тази оптимизация всички започнаха много да се интересуват как да я използват в своя полза (кариерно израстване, бонуси, увеличаване на заплатите и т.н.). Това бе най-голямата оптимизация от много години насам. Самият инженер беше командирован на десетки срещи и принуден да подготви презентация в PowerPoint за извършената работа.

В големите ИТ корпорации разработчиците прекарват месеци или години в правене на глупости, защото цялата корпорация е затънала в бюрокрация. Мениджъри се назначават дори на най-малките екипи за разработка от няколко души. Задачата на тези мениджъри е да увеличават размера на „своя“ отдел, неговото влияние и тежест, доказвайки собствената си „продуктивност“ и важност за корпорацията. Всичко това не носи никаква стойност за обществото. И не носи никакво удовлетворение от работата на един нормален човек.

Изглежда, че днешните млади хора започват да осъзнават безсмислието на бюрокрацията и перформативната, показна работа. Изготвянето на ненужни доклади в името на кариерното израстване е най-глупавият начин да прекараш живота си. Проучванията показват, че сред младите професионалисти популярността на кариерата на мениджър е спаднала до най-ниското си ниво. И това дава известна надежда за по-добро бъдеще на мениджмънта…